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企业邮箱的作用就是收发邮件，快速传递商业信息，实现资源共享。在这些要求下会不断开发出相应的功能。 比如为了方便附件的发送，邮箱的邮件量可以达到300m；为了方便管理，进行企业邮箱分配等。
因为商业邮件往往具有很大的商业价值，为了邮件通信的通畅，企业邮件通信在安全性、稳定性、高效性等方面的要求更高，而普通的邮件服务根本不能满足企业通信的需要，由此而产生了在安全性、稳定性、高效性等方面都要好得多的企业邮箱服务。（此处所说的普通邮件服务是指免费个人邮件服务和个人收费邮件服务，当然，个人也可以使用企业邮箱。）
所以从使用者来说，企业邮箱就是企业及其职员所使用的邮箱。
在表现形式来看，企业邮箱就是以企业域名结尾的邮箱。
如公司的域名为，企业邮箱的格式就是。
企业邮箱与免费邮箱相比的优点有：对企业来说有一个完整的对外形象；分配给员工，在员工离职时公司网络管理员可完全接管该邮箱，避免公司客户资源外泄；并可根据邮箱接收信息的特征自行设置每一个邮箱容量大小等；相对免费邮箱而言：速度更快；更稳定；邮箱接收率高。
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